Procedura semplificata

La circolare della Direzione generale archivi n. 33 del 7 settembre 2017 ha introdotto una procedura semplificata in caso di pubblicazione di immagini acquisite ai sensi dell'art. 108, c. 3 del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42), ossia «da privati per uso personale o per motivi di studio, ovvero da soggetti pubblici o privati per finalità di valorizzazione, purché attuate senza scopo di lucro».

La successiva circolare n. 39 del 29 settembre 2017 ha chiarito che la procedura semplificata è applicabile, oltre che alle pubblicazioni realizzate non a fini di lucro, alle pubblicazioni che abbiano le seguenti caratteristiche: se cartacee abbiano una tiratura inferiore alle 2 mila copie e prezzo di copertina non superiore a 70 euro; se periodiche abbiano natura scientifica; se online siano pubblicazioni che perseguano finalità scientifiche o pedagogiche, non beneficino di inserzioni pubblicitarie o commerciali e non siano soggette ad accesso a pagamento.

Gli interessati dalla procedura semplificata potranno inviare all'Istituto una semplice comunicazione del proposito di pubblicare l'immagine, fermo comunque restando l'obbligo di citare la fonte e di consegnare almeno una copia analogica o digitale dell'elaborato e una copia della riproduzione.

Nei casi previsti dalla procedura semplificata la comunicazione sostituisce dunque l'atto di concessione. All'invio della comunicazione non segue alcuna risposta da parte dell'Istituto.

La comunicazione va trasmessa tramite posta elettronica all'indirizzo Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo..

Procedura ordinaria

In tutti gli altri casi la pubblicazione in fotoriproduzione di documenti conservati dall'Archivio di Stato è soggetta a concessione d'uso da parte del Ministero della Cultura.

L’istanza volta ad ottenere la concessione va compilata adottando l'apposito modulo al quale va applicata una marca da bollo da 16 euro; le amministrazioni dello Stato, gli enti pubblici locali e le onlus sono esenti dall'imposta di bollo.

L'atto di concessione, anch'esso provvisto di marca da bollo, è rilasciato dal Direttore dell'Istituto.

Il concessionario è tenuto altresì al pagamento dei diritti di pubblicazione, pari a tre volte la tariffa di rilascio della fotoriproduzione.

Il termine entro cui viene espletata la procedura è di 15 giorni.

L'istanza, munita di marca da bollo, va trasmessa in busta chiusa all'indirizzo "Archivio di Stato di Venezia, San Polo 3002, 30125 Venezia" (può essere anticipata tramite posta elettronica all'indirizzo Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.).